Languages

Wie zijn wij?

Vacatures

Terug

PROPERTY MANAGEMENT ASSISTANT M/F

De Property Management Assistant biedt administratieve ondersteuning binnen het departement Kantoren van Cofinimmo.

Functie

De Property Management Assistant biedt administratieve ondersteuning binnen het departement Kantoren van Cofinimmo. 

Verantwoordelijkheden

Algemene assistentie aan Head of Offices: 

  • Coördinatie van de agenda en opvolging
  • Centralisatie van inkomende telefoongesprekken en briefwisseling
  • Organisatie van interne en externe vergaderingen en presentaties
  • Notuleren van vergaderingen
  • Redigeren van brieven, documenten en presentaties
  • Assisteren bij nieuwe & investerings/afstotingsprojecten (Powerpoint)
  • Organiseren van zakenreizen
  • Onkostenrekeningen opvolgen
  • Algemene archivering
  • Doorgeven van informatie aan de andere afdelingen 

Assistentie aan de Property Managers Offices: 

  • Nauwe samenwerking met de Property Managers: agenda, planning, telefoongesprekken, vergaderingen, voorbereiding van diverse dossiers,...
  • Nauw contact met verschillende interne diensten: Service Desk, commercieel, juridisch, boekhouding,...
  • Single Point of Contact, samen met de Property Manager, voor onze klanten en dienstverleners
  • Voorbereiding en opvolging van aankooporders en verkoopdossiers (in SAP)
  • Opvolgen van bestellingen, facturatie in SAP, workflows in Workinimmo
  • Verifiëren van de codering in SAP, Noveco, Workinimmo,...
  • Opvolgen van de geldigheid van de overeenkomsten, verplichtingen van de erfpachter,...
  • Bijhouden van beheersdossiers & analytische databanken
  • Administratieve ondersteuning en opvolging van juridische dossiers
  • Opvolgen van de huurverhogingen en indexering
  • Opvolgen van klachten in samenwerking met onze Servicedesk
  • Opvolgen van verzekeringsdossiers en juridische kwesties
  • Proactief meewerken aan de verbetering van onze diensten (zowel intern als extern)

 

 

Profiel

Hard skills

  • Minimaal een bachelordiploma, een masterdiploma heeft de voorkeur
  • Ervaring 1 à 2 jaar in een gelijkaardige functie
  • Goede kennis van de talen NL, FR, ENG: mondeling en schriftelijk
  • Kennis kantoorautomatisering MS OFFICE: Word / Excel /Powerpoint /Outlook
  • Gevorderde kennis van Microsoft Office tools
  • Hands-on met verschillende IT tools (SAP, Noveco, Autocad, Workinimmo, Jool, Cofidoc, cTools, Sharepoint, IT platformen van de overheid,...)
  • Juridische basiskennis en kennis van verzekeringen, huurcontracten, contracten,... 

Soft Skills

  • Prioriteiten stellen en tijdsbeheer
  • Proactieve en efficiënte interne & externe communicatie
  • Hands-on en neemt initiatief, altijd klantgericht
  • Planning en organisatie
  • Nauwgezetheid (verantwoordelijkheidszin en nauwkeurigheid)
  • Teamgeest
  • Aanpassingsvermogen
  • Creativiteit

  

GEÏNTRERESSEERD?

Stuur uw cv en sollicitatiebrief naar ons Human Resources-team op recruitment@cofinimmo.be

Solliciteer voor deze functie