81 / 220
IDENTIFICEREN, ANALYSEREN EN BEHEERSEN VAN DE
RISICO’S
Dit punt bevat de identificatie van risicogebeurtenissen, de analyse ervan
en de gekozen maatregelen om er efficiënt op te reageren.
Er worden regelmatig globale en grondige analyses van de bedrijfsrisico’s
gemaakt in samenwerking met alle hiërarchische niveaus, elk voor zijn
bekwaamheidsgebieden. Deze analyse wordt gemaakt op basis van stra-
tegische keuzes, wettelijke vereisten en het milieu waarin de vennootschap
evolueert. Ze omvat een identificatie van de mogelijke risicogebeurtenissen,
hun waarschijnlijkheid en hun impact op de doelstellingen vanuit verschil-
lende hoeken: financieel, juridisch, operationeel, tegenpartij, patrimoniaal en
reputatie. Deze risicoanalyse wordt geformaliseerd in een document dat in
het Directiecomité wordt voorgesteld en besproken, en dat tijdens het jaar
wordt bijgewerkt in functie van de evolutie van de activiteiten en van de
nieuwe verbintenissen, rekening houdend met de lessen die getrokken wor-
den uit het verleden. Bovendien wordt dit document één maal per jaar uit-
eengezet voor het Auditcomité, dat er onder andere gebruik van zal maken
om te beslissen over de auditopdrachten die aan de Interne Auditeur worden
toegewezen.
Bovendien worden de risico’s van elk belangrijk project volgens een georga-
niseerd schema geanalyseerd. Dit verbetert de kwaliteit van de informatie in
het beslissingsproces.
CONTROLEACTIVITEITEN
De controles worden uitgevoerd in de verschillende afdelingen van
Cofinimmo als antwoord op de geïdentificeerde risico’s:
•
op financieel vlak worden de verschillen tussen het geraamde budget
en het behaalde resultaat elk kwartaal herzien door het Directiecomité,
het Auditcomité en de Raad van Bestuur;
•
op het vlak van kredietrisico: de financiële afdeling analyseert jaarlijks
de solvabiliteit van de grootste klanten die geen financiële rating
genieten. Ook de bedragen en de geldigheid van de huurwaarborgen
van alle huurders samen, worden elk kwartaal gecontroleerd door de
operationele teams;
•
op het vlak van de huur: halfjaarlijkse analyse van de huurleegstand,
de vervaldagen van de huurovereenkomsten, en van de risico’s en
opportuniteiten inzake huurinkomsten;
•
op boekhoudkundig vlak: het gebruik van een ERP (Enterprise
Resource Planning, d.w.z. een geïntegreerd beheersoftwarepakket),
met name SAP, bevat een bepaald aantal automatische controles.
SAP omvat tegelijk alle boekhoudkundige en financiële aspecten
en alle aspecten in verband met de vastgoedactiviteiten
(bijvoorbeeld opvolging van de huurovereenkomsten, huuroproepen,
lastenafrekeningen, bestellingen, aankopen, enz.);
•
op het vlak van de thesaurie: door beroep te doen op verschillende
financieringsbronnen en banken en de spreiding van de vervaldagen
kan het samenvallen van herfinancieringen beperkt worden;
•
het risico in verband met de rentevoeten is beperkt door de
toepassing van een afdekkingsbeleid voor minstens 50% van het
geleende notionele gedeelte op een glijdende schaal van minstens
drie jaar;
•
het gebruik van een thesauriesoftware vergemakkelijkt de dagelijkse
opvolging van de thesaurieposities en de cash-poolingverrichtingen;
•
de toepassing van het principe van de dubbele handtekening
binnen de grenzen van de bevoegdheidsdelegaties voor elke
verbintenis tegenover derden, of het nu gaat om de aankoop van
vastgoed, verhuur van oppervlakten, bestellingen van allerlei aard of
goedkeuringen van facturen en betalingen;
•
het gebruik van een workflowsoftware bij de verschillende stappen
van de handelsactiviteit (verhuur van oppervlakten), die de controles
tijdens de belangrijkste stappen van het proces versterken;
•
de bewegingen van de aandelen op naam COFP1 en COFP2 worden
geregistreerd in een beveiligde computerapplicatie, ontwikkeld en ter
beschikking gesteld door de centrale depositaris van België Euroclear;
de gewone aandelen op naam worden momenteel geregistreerd in het
programma Capitrack van Euroclear.
INFORMATIE EN INTERNE COMMUNICATIE
Informatie en communicatie van en naar de verschillende niveaus van de
vennootschap steunen op werkvergaderingen en op rapportering:
•
het Management Report, dat elk kwartaal wordt opgesteld door
de entiteit Consolidation & Reporting, weerspiegelt de situatie van
de resultatenrekeningen en de balans, de belangrijkste prestatie-
indicatoren, de situatie van de aan-/verkopen en hun impact op de
resultaten evenals de inventaris van het patrimonium, de situatie van
de werven en de thesaurieposities. Het wordt verspreid onder het
management, de afdelingsverantwoordelijken en de sleutelfiguren. Het
wordt gedetailleerd besproken in het Directiecomité, het Auditcomité
en de Raad van Bestuur;
•
daarnaast stelt elke afdeling regelmatig specifieke rapporten op over
haar eigen activiteiten.
•
het Uitvoerend Comité dat samengesteld is uit vier leden van
het Directiecomité en de verantwoordelijken van de operationele
entiteiten, komen wekelijks samen om de investerings- en
desinvesterings, bouw- en verhuringsdossiers te bespreken;
•
Het Directiecomité komt eveneens wekelijks samen; het overloopt
systematisch de belangrijke punten van de werking en de activiteit
van de vennootschap (investeringen/verkopen, thesaurie, personeel,
enz.).
Van al deze vergaderingen worden notulen opgesteld met, indien nodig, een
actieplan voor de uitvoering van de beslissingen die tijdens de vergaderin-
gen genomen werden.
TOEZICHT EN MONITORING
Elk kwartaal wordt er een volledige afsluiting van de boeken gedaan, vol-
gens dezelfde procedures als op het einde van het boekjaar, en worden
er geconsolideerde rekeningen opgemaakt. Belangrijke indicatoren wor-
den berekend en geanalyseerd. Deze gegevens worden verzameld in het
Management Report, vermeld in het vorige punt. Al deze gegevens worden
tijdens het Directiecomité en in de Raad van Bestuur besproken en geanaly-
seerd. Op dezelfde manier verzamelt elke afdeling op haar niveau relevante
informatie die op kwartaalbasis wordt geanalyseerd en vergeleken met de
vastgelegde jaardoelstellingen.
Het Directiecomité nodigt in de loop van het jaar elk afdelingshoofd uit
om de balans op te maken van de evolutie van de activiteiten die tot zijn
bekwaamheidsgebied behoren.
Bovendien beschikt de vennootschap over een Interne Auditeur wier
opdrachten de verschillende processen dekken. De resultaten van de audits
worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur en aan het Auditcomité die
toekijken op de uitvoering van de aanbevelingen.
\ 75
Corporate-governanceverklaring \
Beheersverslag