114 / 236
Bepaling van de doelstellingen en
risico-acceptatiegraad
De Raad van Bestuur bepaalt jaarlijks het beleid op basis van een
voorstel van het Directiecomité. Vervolgens wordt het vertaald in
operationele, conformiteits- en rapporteringsdoelstellingen binnen de
verschillende werkingsniveaus van de vennootschap, gaande van het
meest globale niveau tot de toepassing ervan in functionele entiteiten.
Een budget dat de becijferde toepassing is van de doelstellingen van
de vennootschap, wordt jaarlijks opgesteld en elk kwartaal nagetrok-
ken. Het bevat tegelijk de verwachte inkomsten, zoals de huurgelden
voor het jaar, maar ook de vastgoedkosten gelinkt aan het beheer en
de ontwikkeling van het vastgoedpatrimonium en de financiële kosten
in verband met de financieringsstructuur van de activiteiten. Het bud-
get wordt gevalideerd door het Directiecomité en daarna voorgesteld
aan de Raad van Bestuur, die het op zijn beurt goedkeurt.
Identificatie, analyse en beheersing
van de risico’s
Dit punt bevat de identificatie van risicogebeurtenissen, de analyse
ervan en de gekozen maatregelen om er efficiënt op te reageren.
Er worden regelmatig globale en grondige analyses van de bedrijfsrisi-
co’s gemaakt in samenwerking met alle hiërarchische niveaus, elk voor
zijn bekwaamheidsgebieden. Deze analyse wordt gemaakt op basis
van strategische keuzes, wettelijke vereisten en het milieu waarin de
vennootschap evolueert. Ze omvat een identificatie van de mogelijke
risicogebeurtenissen, hun waarschijnlijkheid en hun impact op de
doelstellingen vanuit verschillende hoeken: financieel, juridisch, ope-
rationeel, tegenpartij, patrimoniaal en reputatie. Deze analyse wordt
vervolgens geformaliseerd in een document dat in het Directiecomité
wordt voorgesteld en besproken. Dit document wordt het hele jaar
bijgewerkt in functie van de evolutie van de activiteiten en de nieuwe
verbintenissen, rekening houdend met de lessen die getrokken worden
uit het verleden. Dit document wordt overigens eenmaal per jaar voor-
gesteld aan het Auditcomité, dat het onder andere zal gebruiken om de
opdrachten van de Interne Auditeur te bepalen.
Daarenboven worden de risico’s van elk belangrijk project volgens een
georganiseerd schema geanalyseerd. Dit verbetert de kwaliteit van de
informatie in het beslissingsproces.
Controleactiviteiten
De controles worden uitgevoerd in de verschillende afdelingen van
Cofinimmo als antwoord op de geïdentificeerde risico’s:
•
op financieel vlak: de verschillen tussen het geraamde budget
en het behaalde resultaat worden elk kwartaal herzien door het
Directiecomité, het Auditcomité en de Raad van Bestuur;
•
op het vlak van kredietrisico: de financiële afdeling analyseert
jaarlijks de solvabiliteit van de grootste klanten die geen financiële
rating genieten. Ook de bedragen en de geldigheid van de
huurwaarborgen van alle huurders samen worden elk kwartaal
gecontroleerd door de operationele teams;
•
op het vlak van de huur: halfjaarlijkse analyse van de huurleegstand,
de vervaldagen van de huurovereenkomsten, en van de risico’s en
opportuniteiten inzake huurinkomsten;
•
op boekhoudkundig vlak: het gebruik van een ERP (Enterprise
Resource Planning, d.w.z. een geïntegreerd beheersoftwarepakket),
met name SAP, bevat een bepaald aantal automatische controles.
SAP omvat tegelijk alle boekhoudkundige en financiële aspecten
en alle aspecten in verband met de vastgoedactiviteiten
(bijvoorbeeld opvolging van de huurovereenkomsten, huuroproepen,
lastenafrekeningen, bestellingen, aankopen, budgettaire opvolging
van de werven, enz.);
•
op het vlak van de thesaurie: door een beroep te doen op
verschillende financieringsbronnen en banken en de spreiding van
de vervaldagen kan het samenvallen van herfinancieringen beperkt
worden;
•
het risico in verband met de rentevoeten is beperkt door de
toepassing van een afdekkingsbeleid voor minstens 50 % van het
geleende notionele gedeelte op een glijdende schaal van minstens
drie jaar;
•
het gebruik van een thesauriesoftware vergemakkelijkt de dagelijkse
opvolging van de thesaurieposities en de cash-poolingverrichtingen;
•
de toepassing van het principe van de dubbele handtekening
binnen de grenzen van de bevoegdheidsdelegaties voor elke
verbintenis tegenover derden, of het nu gaat om de aankoop van
vastgoed, verhuur van oppervlakten, bestellingen van allerlei aard of
goedkeuringen van facturen en betalingen;
•
het gebruik van een workflowsoftware bij de verschillende stappen
van de handelsactiviteit (verhuur van oppervlakten), die de controles
tijdens de belangrijkste stappen van het proces versterkt;
•
het register en de bewegingen van de aandelen op naam
COFB, COFP1 en COFP2 worden geregistreerd in een beveiligde
computerapplicatie, het programma Capitrack, ontwikkeld en
ter beschikking gesteld door de centrale depositaris van België,
Euroclear.
Informatie en interne communicatie
Informatie en communicatie van en naar de verschillende niveaus van
de vennootschap steunen op werkvergaderingen en op rapportering:
•
het Management Report, dat elk kwartaal wordt opgesteld door
de entiteit Consolidation & Reporting, weerspiegelt de situatie van
de resultatenrekeningen en de balans, de belangrijkste prestatie-
indicatoren, de situatie van de aan-/verkopen en hun impact
op de resultaten evenals de inventaris van het patrimonium,
de situatie van de werven en de thesaurieposities. Het wordt
verspreid onder het Management, de afdelingsverantwoordelijken
en de sleutelfiguren. Het wordt gedetailleerd besproken in het
Directiecomité, het Auditcomité en de Raad van Bestuur;
•
daarnaast stelt elke afdeling regelmatig specifieke rapporten op
over haar eigen activiteiten;
•
het Uitvoerend Comité dat samengesteld is uit de vier leden van
het Directiecomité en de verantwoordelijken van de operationele
entiteiten, komt wekelijks samen om de investerings- en
desinvesterings-, bouw- en verhuringsdossiers te bespreken;
•
het Directiecomité komt ook wekelijks samen. Het overloopt
systematisch de belangrijke punten van de werking en de activiteit
van de vennootschap (investeringen/desinvesteringen, thesaurie,
personeel enz.).
Van al deze vergaderingen worden notulen opgesteld met, indien
nodig, een actieplan voor de uitvoering van de beslissingen die tijdens
de vergaderingen genomen werden.
110
CORPORATE GOVERNANCEVERKLARING /
INTERNE AUDIT EN RISICOBEHEER