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La fixation des objectifs et l’appétence
face au risque
La stratégie est déterminée annuellement par le Conseil
d’Administration, sur la base d’une proposition du Comité de Direction.
Elle est ensuite traduite en objectifs opérationnels, de conformité et de
reporting. Ceux-ci s’appliquent à tous les niveaux de fonctionnement
de l’entreprise, du niveau le plus global jusqu’à leur mise en œuvre
dans les entités fonctionnelles.
Un budget, qui est l’application chiffrée des objectifs de l’entreprise,
est établi annuellement et vérifié chaque trimestre. Il reprend à la fois
les prévisions de revenus, tels que les loyers pour l’année, mais éga-
lement les frais liés à la gestion et au développement du patrimoine
immobilier, ainsi que les frais financiers liés à la structure de finance-
ment des activités. Le budget est validé par le Comité de Direction,
puis présenté au Conseil d’Administration qui l’approuve à son tour.
L’identification, l’analyse et
la maîtrise des risques
Ce point regroupe l’identification des événements à risque, leur ana-
lyse et les mesures choisies pour y répondre de manière efficace.
Une analyse globale et approfondie des risques de l’entreprise est
réalisée périodiquement en collaboration avec tous les échelons hié-
rarchiques, chacun pour les domaines de sa compétence. Cette ana-
lyse est effectuée sur la base des choix stratégiques, des contraintes
légales et de l’environnement dans lequel l’entreprise évolue. Elle
commence par une identification des événements à risque possibles,
leur probabilité de survenance et leur impact sur les objectifs vu sous
différents angles : financier, juridique, opérationnel, contrepartie, patri-
monial et notoriété. L’analyse est ensuite formalisée dans un document
présenté et discuté en Comité de Direction. Celui-ci fait l’objet d’une
mise à jour tout au long de l’année en fonction de l’évolution des activi-
tés et des nouveaux engagements pris, en tenant compte des leçons
du passé. Par ailleurs, une fois par an, ce document est présenté au
Comité d’Audit qui s’en servira, entre autres, pour décider des missions
d’audit confiées à l’Auditeur Interne.
De plus, chaque projet majeur fait l’objet d’une analyse de risques
spécifique suivant un canevas organisé, améliorant la qualité de l’infor-
mation dans le processus de prise de décision.
Les activités de contrôle
Des contrôles sont mis en œuvre dans les différents départements de
Cofinimmo, en réponse aux risques identifiés :
•
au niveau financier : les écarts entre le budget estimé et le résultat
réalisé sont revus trimestriellement par le Comité de Direction, le
Comité d’Audit et le Conseil d’Administration ;
•
au niveau du risque crédit : la solvabilité des clients les plus
importants, parmi ceux qui ne bénéficient pas d’une notation
financière, est analysée annuellement par le département
financier. De même, les montants et la validité des garanties
locatives constituées par l’ensemble des locataires sont contrôlés
trimestriellement par les équipes opérationnelles ;
•
au niveau locatif : le vide locatif fait l’objet d’une analyse
semestrielle, de même que l’échéance des baux et les risques et
opportunités en termes de revenus locatifs ;
•
au niveau comptable : l’utilisation d’un ERP (Enterprise Resource
Planning, c’est-à-dire un progiciel de gestion intégrée), à savoir SAP,
intègre un certain nombre de contrôles automatiques. SAP englobe
à la fois tous les aspects comptables et financiers, ainsi que toutes
les données liées aux activités immobilières (par exemple, le suivi
des contrats de location, les appels de loyers, les décomptes
de charges, les commandes, les achats, le suivi budgétaire des
chantiers, etc.) ;
•
au niveau de la trésorerie : l’appel à différentes sources de
financement et banques et l’étalement des échéances permet de
limiter le risque de concentration des refinancements ;
•
le risque lié aux taux d’intérêt est limité par l’application d’une
politique de couverture pour minimum 50 % du notionnel emprunté
sur une échelle glissante de minimum trois ans ;
•
l’utilisation d’un logiciel de trésorerie facilite le suivi au jour le jour
des positions de trésorerie et les opérations de cash-pooling ;
•
le principe de la double signature est appliqué dans les limites des
délégations de pouvoirs pour tout engagement vis-à-vis de tiers,
qu’il s’agisse d’acquisitions de biens, de locations de surfaces,
de commandes de tout type, d’approbations de factures et de
paiements ;
•
l’utilisation d’un logiciel de workflow, lors des différentes étapes de
l’activité commerciale (location de surfaces), renforce les contrôles
lors des étapes-clés du processus ;
•
le registre et les mouvements des actions nominatives COFB,
COFP1 et COFP2 sont enregistrés dans une application informatique
sécurisée (le programme Capitrack) développée et mise à
disposition par le dépositaire central de Belgique, Euroclear.
L’information et la communication
interne
L’information et la communication vers les différents échelons de
l’entreprise, ainsi que celles qui émanent de ceux-ci, reposent sur des
réunions de travail et du reporting :
•
le Management Report, établi trimestriellement par l’entité
Consolidation & Reporting, reprend la situation des comptes
de résultats et du bilan, les indicateurs-clé, la situation des
acquisitions/ventes et leur impact sur les résultats. Il comprend
également l’inventaire du patrimoine, la situation des chantiers,
et les positions de trésorerie. Il est diffusé au management, aux
responsables de département et aux personnes-clés. Il est discuté
dans le détail, à la fois en Comité de Direction, en Comité d’Audit et
au Conseil d’Administration ;
•
de même, chaque département établit périodiquement des rapports
spécifiques à son activité propre ;
•
le Comité Exécutif, composé des quatre membres du Comité de
Direction et des responsables des entités opérationnelles, se
réunit chaque semaine pour discuter des dossiers immobiliers
d’investissements et de désinvestissements, des constructions et
des locations ;
•
le Comité de Direction se réunit également chaque semaine. Il
passe systématiquement en revue les points importants du
fonctionnement et de l’activité de la société (investissements/
désinvestissements, trésorerie, personnel, etc.).
Chacune de ces réunions fait l’objet d’un procès-verbal avec, si néces-
saire, un plan d’action pour la mise en œuvre des décisions actées en
réunion.
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Déclaration de gouvernance d’entreprise /
CONTRÔLE INTERNE ET GESTION DES RISQUES