81 / 220
L’IDENTIFICATION, L’ANALYSE ET LA MAÎTRISE DES RISQUES
Ce point regroupe l’identification des événements à risque, leur analyse et
les mesures choisies pour y répondre de manière efficace.
Une analyse globale et approfondie des risques de l’entreprise est réalisée
périodiquement en collaboration avec tous les échelons hiérarchiques,
chacun pour les domaines de sa compétence. Cette analyse est faite sur
base des choix stratégiques, des contraintes légales et de l’environne-
ment dans lequel l’entreprise évolue. Elle comporte une identification des
événements à risque possibles, leur probabilité de survenance et leur
impact sur les objectifs vu sous différents angles : financier, juridique,
opérationnel, contrepartie, patrimonial et notoriété. L’analyse est formali-
sée dans un document présenté et discuté en Comité de Direction et mis
à jour tout au long de l’année en fonction de l’évolution des activités et
des nouveaux engagements pris tenant compte des leçons du passé. Par
ailleurs, une fois par an, ce document est exposé au Comité d’Audit qui
s’en servira, entre autres, pour décider des missions d’audit confiées à
l’Auditeur interne.
De plus, chaque projet majeur fait l’objet d’une analyse de risques spéci-
fiques suivant un canevas organisé, améliorant la qualité de l’information
dans le processus de prise de décision.
LES ACTIVITÉS DE CONTRÔLE
Les contrôles sont mis en œuvre dans les différents départements de
Cofinimmo en réponse aux risques identifiés :
•
au niveau financier, les écarts entre le budget estimé et le résultat
réalisé sont revus trimestriellement par le Comité de Direction, le
Comité d’Audit et le Conseil d’Administration ;
•
au niveau du risque crédit : la solvabilité des clients les plus
importants, ne bénéficiant pas d’une notation financière est
analysée annuellement par le département financier. De même,
les montants et la validité des garanties locatives constituées par
l’ensemble des locataires sont contrôlés trimestriellement par les
équipes opérationnelles ;
•
au niveau locatif : l’analyse semestrielle du vide locatif, de l’échéance
des baux, et des risques et opportunités en termes de revenu
locatif ;
•
au niveau comptable : l’utilisation d’un ERP (Enterprise Resource
Planning, c’est-à-dire un progiciel de gestion intégrée), à savoir SAP,
intègre un certain nombre de contrôles automatiques ; SAP englobe
à la fois tous les aspects comptables et financiers, ainsi que tous
les aspects liés aux activités immobilières (par exemple suivi des
contrats de location, appels de loyers, décomptes de charges,
commandes, achats, etc.) ;
•
au niveau de la trésorerie : l’appel à différentes sources de
financement et banques et l’étalement des échéances permet de
limiter le risque de concentration des refinancements ;
•
le risque lié aux taux d’intérêt est limité par l’application d’une
politique de couverture pour minimum 50% du notionnel emprunté
sur une échelle glissante de minimum trois ans ;
•
l’utilisation d’un logiciel de trésorerie facilite le suivi au jour le jour
des positions de trésorerie et les opérations de cash-pooling ;
•
l’application du principe de la double signature dans les limites des
délégations de pouvoirs pour tout engagement vis-à-vis de tiers,
qu’il s’agisse d’acquisitions de biens, de locations de surfaces,
de commandes de tout type, d’approbations de factures et des
paiements ;
•
l’utilisation d’un logiciel de workflow, lors des différentes étapes
de l’activité commerciale (location de surfaces), renforçant les
contrôles lors des étapes-clé du processus ;
•
l’enregistrement des mouvements des actions nominatives COFP1
et COFP2 est réalisé dans une application informatique sécurisée,
développée et mise à disposition par le dépositaire central de
Belgique Euroclear ; le registre des actions ordinaires nominatives
est actuellement tenu dans le programme Capitrack d’Euroclear.
L’INFORMATION ET LA COMMUNICATION INTERNE
L’information et la communication de et vers les différents échelons de
l’entreprise reposent sur des réunions de travail ainsi que sur du reporting :
•
le Management Report, établi trimestriellement par l’entité
Consolidation & Reporting, reprend la situation des comptes
de résultats et du bilan, les indicateurs-clé, la situation des
acquisitions/ventes et leur impact sur les résultats ainsi que
l’inventaire du patrimoine, la situation des chantiers, et les positions
de trésorerie. Il est diffusé au management, aux responsables
de département et aux personnes-clés. Il est discuté de manière
détaillée à la fois en Comité de Direction, en Comité d’Audit et au
Conseil d’Administration ;
•
de même, chaque département établit périodiquement des rapports
spécifiques à son activité propre ;
•
le Comité Exécutif, composé des quatre membres du Comité de
Direction et des responsables des entités opérationnelles se
réunit chaque semaine pour discuter des dossiers immobiliers
d’investissements et de désinvestissements , des constructions et
des locations;
•
le Comité de Direction se réunit également chaque semaine : il
passe en revue de manière systématique les points importants
du fonctionnement et de l’activité de la société (investissements/
ventes, trésorerie, personnel, etc.).
Chacune de ces réunions fait l’objet d’un procès-verbal avec, si néces-
saire, un plan d’actions pour la mise en œuvre des décisions prises en
réunion.
LA SURVEILLANCE ET LE MONITORING
Trimestriellement, une clôture est effectuée, selon les mêmes procédures
qu’en fin d’exercice, et des comptes consolidés sont établis. Des indica-
teurs-clés sont calculés et analysés. Ces données sont rassemblées dans
le Management Report dont il est question au point précédent. Toutes ces
données sont discutées et analysées en Comité de Direction et en Conseil
d’Administration. De même, chaque département collecte à son niveau
des informations pertinentes qui sont analysées trimestriellement et com-
parées aux objectifs fixés pour l’année.
Le Comité de Direction invite au cours de l’année chaque responsable de
département pour faire le point sur l’évolution des activités propres à son
domaine de compétence.
De plus, l’entreprise dispose d’un Auditeur Interne dont les missions
couvrent les différents processus. Les résultats des audits sont soumis
au Comité d’Audit qui s’assure de la mise en œuvre des recommandations,
et au Conseil d’Administration.
\ 75
Déclaration de gouvernance d’entreprise \
Rapport de gestion