Languages

Wie zijn wij?

Vacatures

Terug

LEGAL MANAGEMENT ASSISTANT - interim

De Legal Management Assistant biedt administratieve ondersteuning binnen de juridische departementen van Cofinimmo. U werkt voor het Legal departement, voor de Duitse, Spaanse en Nederlandse markt.

Functie

De Legal Management Assistant biedt administratieve ondersteuning binnen de juridische departementen van Cofinimmo. U werkt voor het Legal departement, voor de Duitse, Spaanse en Nederlandse markt.

Verantwoordelijkheden

Administratie

  • Algemene administratieve ondersteuning van het Juridisch departement
  • Inschrijving van de leden van het departement op seminaries
  • Organisatie van interne en externe vergaderingen en presentaties
  • Beheer van reizen (zonder reisbureau)
  • Notuleren van de vergaderingen van de juridische afdeling
  • Schrijven van volmachten
  • Elektronisch archiveringssysteem (Cofidocs): registratie en indexering van documenten
  • Aanvragen van offertes voor juridische kosten bij advocaten, opstellen en opvolgen van aankooporders, goederenontvangsten (MIGO) en facturen
  • Follow-up onkostenrekeningen
  • Team Legal-mailbox follow-up (met tweede indexering en invoeging in virtuele mappen)
  • Legal Support mailbox: verzending van de vragen en opvolging van de behandeling door de juridische adviseurs in een Excel-bestand
  • Opvolging van de agenda's
  • Centralisatie van inkomende telefoongesprekken
  • Aanmaken van uitgaande post (brieven) in de Mail It Applicatie (Cofishare)
  • Doorgeven van informatie aan de andere diensten
  • Algemene archivering en archivering
  • Vertalen en proeflezen
  • Bijwerken van sjablonen
  • Opzetten, bijwerken en sluiten van Extranet-datazalen

Juridische ondersteuning

  • Zoeken naar en verzamelen van documenten in het elektronische archiveringssysteem (Cofidocs) om juridische adviseurs te helpen bij overnames/verkoopprocessen
  • Beheer van geschillen:
  • Beheer van contracten (Echéancier Invest): screenen van contracten en vastleggen van termijnen in een Access-bestand; jaarlijkse rapportage aan de juridische adviseurs voor actie
  • Bijwerken van de Excel-tabel "Tableau des actes" (van de ondertekening van onderhandse akten tot de ondertekening van akten en de betaling van de registratierechten)
  • Administratieve ondersteuning van verzekeringscontracten: interface met makelaar: verzoek om verzekeringscertificaten en nadere uitleg over polissen op verzoek van andere afdelingen; communicatie over aan- en verkopen; intern: controle en voorafgaande goedkeuring van facturen, bijwerking van het overzicht van onze polissen en premiebedragen ; controle van de jaarafrekening van de premies van het lopende jaar na toevoeging en schrapping van vestigingen als gevolg van aan- en verkopen ; overzicht van de lopende verzekeringspolissen en premiebedragen in Duitsland (kennis van het Duits vereist)
  • Ten behoeve van de driemaandelijkse boekhoudkundige afsluitingen, mailing naar onze advocaten om hun nog niet gefactureerde honoraria boekhoudkundige voorzieningen te laten treffen. Integratie van de bedragen in een samenvattend Excel-bestand.
  • Ten behoeve van de audit van Deloitte, jaarlijkse mailing aan onze advocaten om hun beoordeling te krijgen van alle hangende geschillen, vorderingen of aansprakelijkheden die de financiële staten of het resultaat van de activiteiten van onze ondernemingen zouden kunnen beïnvloeden. Integratie van hun beoordelingen in onze database met claims.
  • Behandeling van de vragen van Deloitte naar aanleiding van de ontvangst van de bevestiging van de advocaten en met betrekking tot vorderingen en verzekeringen.

 

Profiel

Algemene Kennis

  • Gedetailleerde kennis van de talen NL, ENG: mondeling en schriftelijk
  • Kennis Duits is een plusplunt
  • Kennis kantoorautomatisering MS OFFICE: Word / Excel / PowerPoint/Access 

Specifieke vaardigheden

  • Prioriteiten- en tijdsbeheer
  • IT-opleiding
  • Interpretatie van tendensen in de wetgeving en voorbereiding van nota's over de impact ervan 

Gedragsvaardigheden 

  • Analyseren en problemen oplossen
    Analytisch vermogen - vermogen tot synthese
    Probleemoplossend vermogen 

  • Persoonlijke doeltreffendheid
    Intellectuele nieuwsgierigheid
    Resultaatgericht

  •  Menselijke relaties
    Communicatie
    Gevoel voor dienstbaarheid

Solliciteer voor deze functie