105 / 222
Bepaling van de doelstellingen en
risico-acceptatiegraad
De Raad van Bestuur bepaalt jaarlijks het beleid op basis van een
voorstel van het Directiecomité. Vervolgens wordt het vertaald in
operationele, conformiteits- en rapporteringsdoelstellingen binnen
de verschillende werkingsniveaus van de vennootschap, gaande
van het meest globale niveau tot de toepassing ervan in functionele
entiteiten.
Een budget dat de becijferde toepassing is van de doelstellingen van
de vennootschap, wordt jaarlijks opgesteld en elk kwartaal nagetrok-
ken. Het bevat tegelijk de verwachte inkomsten, zoals de huurgelden
voor het jaar, maar ook de vastgoedkosten gelinkt aan het beheer
en de ontwikkeling van het vastgoedpatrimonium en de financiële
kosten in verband met de financieringsstructuur van de activiteiten.
Het budget wordt gevalideerd door het Directiecomité en daarna
voorgesteld aan de Raad van Bestuur, die het op zijn beurt goedkeurt.
Identificeren, analyseren en
beheersen van de risico’s
Dit punt bevat de identificatie van risicogebeurtenissen, de analyse
ervan en de gekozen maatregelen om er efficiënt op te reageren.
Er worden regelmatig globale en grondige analyses van de bedrijfs-
risico’s gemaakt in samenwerking met alle hiërarchische niveaus,
elk voor zijn bekwaamheidsgebieden. Deze analyse wordt gemaakt
op basis van strategische keuzes, wettelijke vereisten en het milieu
waarin de vennootschap evolueert. Ze omvat een identificatie van
de mogelijke risicogebeurtenissen, hun waarschijnlijkheid en hun
impact op de doelstellingen vanuit verschillende hoeken: financieel,
juridisch, operationeel, tegenpartij, patrimoniaal en reputatie. Deze
analyse wordt vervolgens geformaliseerd in een document dat in het
Directiecomité wordt voorgesteld en besproken. Dit document wordt
het hele jaar bijgewerkt in functie van de evolutie van de activiteiten
en van de nieuwe verbintenissen, rekening houdend met de lessen
die getrokken worden uit het verleden. Bovendien wordt dit document
één maal per jaar uiteengezet voor het Auditcomité, dat er onder
andere gebruik van zal maken om te beslissen over de auditopdrach-
ten die aan de Interne Auditeur worden toegewezen.
Daarenboven worden de risico’s van elk belangrijk project volgens
een georganiseerd schema geanalyseerd. Dit verbetert de kwaliteit
van de informatie in het beslissingsproces.
Controleactiviteiten
De controles worden uitgevoerd in de verschillende afdelingen van
Cofinimmo als antwoord op de geïdentificeerde risico’s:
•
op financieel vlak: de verschillen tussen het geraamde budget
en het behaalde resultaat worden elk kwartaal herzien door het
Directiecomité, het Auditcomité en de Raad van Bestuur;
•
op het vlak van kredietrisico: de financiële afdeling analyseert
jaarlijks de solvabiliteit van de grootste klanten die geen
financiële rating genieten. Ook de bedragen en de geldigheid
van de huurwaarborgen van alle huurders samen worden elk
kwartaal gecontroleerd door de operationele teams;
•
op het vlak van de huur: halfjaarlijkse analyse van de
huurleegstand, de vervaldagen van de huurovereenkomsten, en
van de risico’s en opportuniteiten inzake huurinkomsten;
•
op boekhoudkundig vlak: het gebruik van een ERP
(Enterprise Resource Planning, d.w.z. een geïntegreerd
beheersoftwarepakket), met name SAP, bevat een bepaald
aantal automatische controles. SAP omvat tegelijk alle
boekhoudkundige en financiële aspecten en alle aspecten in
verband met de vastgoedactiviteiten (bijvoorbeeld opvolging
van de huurovereenkomsten, huuroproepen, lastenafrekeningen,
bestellingen, aankopen, enz.);
•
op het vlak van de thesaurie: door een beroep te doen op
verschillende financieringsbronnen en banken en de spreiding
van de vervaldagen kan het samenvallen van herfinancieringen
beperkt worden;
•
het risico in verband met de rentevoeten is beperkt door de
toepassing van een afdekkingsbeleid voor minstens 50% van
het geleende notionele gedeelte op een glijdende schaal van
minstens drie jaar;
•
het gebruik van een thesauriesoftware vergemakkelijkt
de dagelijkse opvolging van de thesaurieposities en de
cash-poolingverrichtingen;
•
de toepassing van het principe van de dubbele handtekening
binnen de grenzen van de bevoegdheidsdelegaties voor elke
verbintenis tegenover derden, of het nu gaat om de aankoop van
vastgoed, verhuur van oppervlakten, bestellingen van allerlei
aard of goedkeuringen van facturen en betalingen;
•
het gebruik van een workflowsoftware bij de verschillende
stappen van de handelsactiviteit (verhuur van oppervlakten),
die de controles tijdens de belangrijkste stappen van het proces
versterken;
•
het register en de bewegingen van de aandelen op naam
COFB, COFP1 en COFP2 worden geregistreerd in een beveiligde
computerapplicatie, het programma Capitrack, ontwikkeld en
ter beschikking gesteld door de centrale depositaris van België
Euroclear.
Informatie en interne communicatie
Informatie en communicatie van en naar de verschillende niveaus
van de vennootschap steunen op werkvergaderingen en op
rapportering:
•
het Management Report, dat elk kwartaal wordt opgesteld
door de entiteit Consolidation & Reporting, weerspiegelt
de situatie van de resultatenrekeningen en de balans, de
belangrijkste prestatie-indicatoren, de situatie van de aan-/
verkopen en hun impact op de resultaten evenals de inventaris
van het patrimonium, de situatie van de werven en de
thesaurieposities. Het wordt verspreid onder het management,
de afdelingsverantwoordelijken en de sleutelfiguren. Het wordt
gedetailleerd besproken in het Directiecomité, het Auditcomité
en de Raad van Bestuur;
•
daarnaast stelt elke afdeling regelmatig specifieke rapporten op
over haar eigen activiteiten;
Sinds 06.11.2014 heeft Cofinimmo het statuut van
Gereglementeerde Vastgoedvennootschap aangenomen.
101