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La fixation des objectifs et
l’appétence face au risque
La stratégie est déterminée annuellement par le Conseil
d’Administration, sur la base d’une proposition du Comité de
Direction. Elle est ensuite traduite en objectifs opérationnels, de
conformité et de reporting. Ceux-ci s’appliquent à tous les niveaux
de fonctionnement de l’entreprise, du niveau le plus global jusqu’à
leur mise en œuvre dans les entités fonctionnelles.
Un budget, qui est l’application chiffrée des objectifs de l’entreprise,
est établi annuellement et vérifié chaque trimestre. Il reprend à la
fois les prévisions des revenus, tels que les loyers pour l’année,
mais également les frais liés à la gestion et au développement
du patrimoine immobilier, ainsi que les frais financiers liés à la
structure de financement des activités. Le budget est validé par le
Comité de Direction puis présenté au Conseil d’Administration qui
l’approuve à son tour.
L’identification, l’analyse et la
maîtrise des risques
Ce point regroupe l’identification des événements à risque, leur
analyse et les mesures choisies pour y répondre de manière
efficace.
Une analyse globale et approfondie des risques de l’entreprise est
réalisée périodiquement en collaboration avec tous les échelons
hiérarchiques, chacun pour les domaines de sa compétence. Cette
analyse est effectuée sur la base des choix stratégiques, des
contraintes légales et de l’environnement dans lequel l’entreprise
évolue. Elle commence par une identification des événements à
risque possibles, leur probabilité de survenance et leur impact sur
les objectifs vu sous différents angles : financier, juridique, opéra-
tionnel, contrepartie, patrimonial et notoriété. L’analyse est ensuite
formalisée dans un document présenté et discuté en Comité
de Direction. Celui-ci fait l’objet d’une mise à jour tout au long de
l’année en fonction de l’évolution des activités et des nouveaux
engagements pris, en tenant compte des leçons du passé. Par ail-
leurs, une fois par an, ce document est présenté au Comité d’Audit
qui s’en servira, entre autres, pour décider des missions d’audit
confiées à l’Auditeur interne.
De plus, chaque projet majeur fait l’objet d’une analyse de risques
spécifiques suivant un canevas organisé, améliorant la qualité de
l’information dans le processus de prise de décision.
Les activités de contrôle
Les contrôles sont mis en œuvre dans les différents départements
de Cofinimmo, en réponse aux risques identifiés :
•
au niveau financier : les écarts entre le budget estimé et le
résultat réalisé sont revus trimestriellement par le Comité de
Direction, le Comité d’Audit et le Conseil d’Administration ;
•
au niveau du risque crédit : la solvabilité des clients les plus
importants, parmi ceux qui ne bénéficient pas d’une notation
financière, est analysée annuellement par le département
financier. De même, les montants et la validité des garanties
locatives constituées par l’ensemble des locataires sont
contrôlés trimestriellement par les équipes opérationnelles ;
•
au niveau locatif : le vide locatif fait l’objet d’une analyse
semestrielle, de même que l’échéance des baux et les risques
et opportunités en termes de revenu locatif ;
•
au niveau comptable : l’utilisation d’un ERP (Enterprise
Resource Planning, c’est-à-dire un progiciel de gestion
intégrée), à savoir SAP, intègre un certain nombre de contrôles
automatiques. SAP englobe à la fois tous les aspects
comptables et financiers, ainsi que toutes les données liées
aux activités immobilières (par exemple, le suivi des contrats
de location, les appels de loyers, les décomptes de charges,
les commandes, les achats, etc.) ;
•
au niveau de la trésorerie : l’appel à différentes sources de
financement et banques et l’étalement des échéances permet
de limiter le risque de concentration des refinancements ;
•
le risque lié aux taux d’intérêt est limité par l’application d’une
politique de couverture pour minimum 50% du notionnel
emprunté sur une échelle glissante de minimum trois ans ;
•
l’utilisation d’un logiciel de trésorerie facilite le suivi au
jour le jour des positions de trésorerie et les opérations de
cash-pooling ;
•
le principe de la double signature est appliqué dans les limites
des délégations de pouvoirs pour tout engagement vis-à-vis
de tiers, qu’il s’agisse d’acquisitions de biens, de locations
de surfaces, de commandes de tout type, d’approbations de
factures et des paiements ;
•
l’utilisation d’un logiciel de workflow, lors des différentes
étapes de l’activité commerciale (location de surfaces),
renforce les contrôles lors des étapes-clés du processus ;
•
le registre et les mouvements des actions nominatives
COFB, COFP1 et COFP2 sont enregistrés dans une application
informatique sécurisée – le programme Capitrack – développée
et mise à disposition par le dépositaire central de Belgique
Euroclear.
L’information et la communication
interne
L’information et la communication vers les différents échelons de
l’entreprise, ainsi que celles qui émanent de ceux-ci, reposent sur
des réunions de travail et du reporting :
•
le Management Report, établi trimestriellement par l’entité
Consolidation & Reporting, reprend la situation des comptes
de résultats et du bilan, les indicateurs-clé, la situation
des acquisitions/ventes et leur impact sur les résultats. Il
comprend également l’inventaire du patrimoine, la situation
des chantiers, et les positions de trésorerie. Il est diffusé
au management, aux responsables de département et aux
personnes-clés. Il est discuté dans le détail, à la fois en Comité
de Direction, en Comité d’Audit et au Conseil d’Administration ;
•
de même, chaque département établit périodiquement des
rapports spécifiques à son activité propre ;
Depuis le 06.11.2014, Cofinimmo a adopté
le statut de Société Immobilière Réglementée.
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